PROCESO ADMINISTRATIVO

Por Jorge Everardo Aguilar Morales

En toda actividad administrativa se tiene que cumplir con un proceso  para poder realizar las tareas con cierto éxito. Un buen administrador al aplicar el proceso administrativo debe realizar 5 acciones generales:

Planear las actividades que realizará:

Organizar la forma en que se realizarán las actividades

Integrar de manera apropiada los elementos necesarios  para que se desarrollen las actividades

Dirigir las actividades

Controlar que lo planeado se realice como se esperaba y mejorar continuamente.

Planeación

Para planear las actividades de su empresa un administrador deberá :

Tener los propósitos del área de trabajo definidos por escrito

Tener los objetivos del área definidos por escrito

Realizar investigaciones constantes acerca de las condiciones que pueden afectar el desempeño de la empresa

Definir los objetivos, políticas, normas, programas de trabajo, etc. con base en las investigaciones  realizadas

Tener las políticas de trabajo definidas por escrito

Contar con algún programa de trabajo para las actividades que se desarrollen en el área.

Definir por escrito los procedimientos  de las tareas a realizar

Definir por escrito las normas actuales que regulan las actividades del área

Verificar que los procedimientos, normas, programas, políticas, etc., no contravengan lo dispuesto en la legislación que regula las actividades de su área.

Elaborar presupuestos.

Elaborar un programa de adquisición de materiales y equipo.

Organización

Para organizar sus actividades debe asegurase de:

Estructurar el organigrama del área y mantenerlo actualizado.

Dar a conocer el organigrama a sus colaboradores.

Definir por escrito y sin ambigüedades  las funciones de cada uno de los puestos del área.

Proporcionar por escrito las funciones a sus colaboradores.

Establecer claramente cuál será  la reglamentación que regirá las relaciones laborales, el manejo de los recursos financieros, el uso del equipo y de los materiales.

Integración

Para  integrar a su empresa a las personas y recursos con que se  realizarán las actividades   el administrador deberá:

Desarrollar un procedimiento de reclutamiento y selección acorde a las necesidades del área, objetivo y auditable  técnicamente.

Desarrollar actividades de inducción al puesto de manera permanente

Realizar diagnósticos de necesidades de capacitación técnica y de desarrollo personal  con instrumentos objetivos

Desarrollar un programa de capacitación  permanente y a largo plazo

Implementar un programa de desarrollo personal para los trabajadores

Establecer un sistema de evaluación cuyos instrumentos y procedimientos hayan demostrado ser objetivos, validos y confiables; que estén basados en la evaluación de desempeño mas que de actitudes y que puedan apoyarse en registros y datos más que en opiniones.

Asegurarse de  que el trabajador labore en instalaciones apropiadas para la actividad, en las condiciones de seguridad e higiene necesarias y que cuente con todos los recursos para su actividad.

Establecer un sistema de abastecimiento que permita a los trabajadores contar con la maquinaria y equipo necesario para la realización de sus funciones.

Establecer fuentes de financiamiento para las actividades de la organización.

Dirección

Para dirigir las actividades de una organización se deberá:

Diseñar un programa de estímulos y recompensas

Tomar decisiones en base a datos, hechos normas y no a opiniones

Desarrollar un sistema de  comunicación formal dentro de su área

Definir procedimientos acerca de  la forma en que se realizará la supervisión de actividades.

Desarrollar habilidades de manejo de personal, coordinación de grupos.

Vigilar que se ejerzan los recursos económicos de acuerdo a lo planeado.

Supervisar el buen uso de equipos y materiales.

Control

Y para controlar las actividades que se desarrollen en su organización se debe:

Verificar que se desarrollen las actividades de acuerdo a los estándares establecidos.

Desarrollar sistemas de registro de las actividades que se realizan.

Señalar claramente los expedientes  que se deberán integrar en su organización

Establecer procedimientos para mejorar continuamente los servicios

Realizar un registro contable de los gastos.

Elaborar balances o estados financieros.

Elaborar auditorias técnicas y contables.

Referencias:

Koontz H. y Weihrich, H (2004)  Administración, una perspectiva global, México, Mc Graw Hill,  12ª edición.